Il primo passo per definire le attività formative consiste nel valutare le competenze possedute da ogni dipendente e confrontarle con le competenze richieste dal ruolo assegnato. Si esegue un'analisi delle hard skill e delle soft skill utilizzando schede apposite per ogni dipartimento. Nella mappatura delle competenze è fondamentale l'uso di griglie valutative con punteggi assegnati ad ogni attività a seconda del grado di difficoltà.
Per assicurare a tutti i dipendenti un apprendimento efficace viene utilizzata la modalità blended learning che combina corsi online con lezioni frontali tenute in aula o sul campo. È possibile apprendere tramite esercitazioni pratiche, training on the job o corsi interattivi con domande a risposta multipla. In questa fase è fondamentale valutare a chi assegnare il ruolo di formatore; le aziende possono appogiarsi a personale interno esperto o ad agenzie formative.
Investire sulla formazione non significa solo avere personale più qualificato all'interno delle aziende ma creare processi più efficienti volti al miglioramento continuo. Lo scopo è migliorare l'operatività grazie alle persone. Le nuove attività implementate seguiranno i concetti fondamentali della filosofia lean, che comprende l'utilizzo di kaizen e di 5 semplici regole chiamate 5S: selezionare, sistemare, splendere, standardizzare, sostenere.